Prosedur pengajuan dan penerbitan ISSN perpustakaan nasional telah mengalami pembaruan sistem. Terhitung sejak tanggal 16 April 2021, seluruh proses pengajuan dan penerbitan ISSN dilakukan secara online melalui aplikasi ISSN di laman https://issn.perpusnas.go.id/. Untuk memulai, pemohon wajib melakukan pendaftaran dengan menggunakan email yang aktif, dan sangat disarankan untuk menggunakan alamat resmi email terbitan, bukan alamat email pribadi pengelola. Pendaftaran dapat diakses melalui menu login atau langsung melalui tautan https://manajemen-issn.perpusnas.go.id/. Saat membuat akun, pemohon harus memasukkan password yang terdiri dari huruf besar dan huruf kecil, angka serta karakter, dengan panjang minimal 8 digit dan maksimal 20 digit. Setelah berhasil mendaftar, lakukan aktivasi akun melalui pesan aktivasi yang dikirimkan ke email yang didaftarkan, kemudian login ke dalam aplikasi ISSN menggunakan email tersebut.
Setelah masuk ke dalam sistem, langkah selanjutnya adalah melengkapi profil pengelola dan penerbit. Kemudian, buatlah pengajuan terbitan yang ingin didaftarkan dengan menekan tombol "tambah" pada menu “Terbitan” di bagian "Draft Pendaftaran Terbitan". Pemohon kemudian harus melengkapi seluruh informasi terbitan yang diminta dan mengunggah seluruh berkas digital yang dipersyaratkan melalui sarana yang tersedia, dengan format file dalam bentuk PDF dan ukuran maksimal 1 mb. Setelah itu, setujui ketentuan dan perjanjian yang berlaku, lakukan checklist konfirmasi kelengkapan persyaratan, dan submit permohonan. Selama proses pengajuan, komunikasi antara pemohon dan petugas ISSN dilakukan melalui fasilitas “Pesan” yang tersedia pada aplikasi. Apabila permohonan dikembalikan untuk diperbaiki atau dilengkapi, pemohon dapat melihat catatan perbaikan dari validator yang tertera di bagian bawah pada halaman (tab) 1 dan 2 ajuan, serta pada menu pesan.
Setelah permohonan berhasil tervalidasi, ISSN dan SK ISSN serta barcode akan dikirimkan melalui email. Selain itu, ISSN dan kodebar ISSN juga dapat dilihat dan diunduh langsung dari halaman aplikasi setelah permohonan disetujui dan penetapan ISSN serta SK ISSN selesai. Untuk perubahan kodebar akibat variasi terbitan seperti nomor terbitan atau perubahan harga, pemohon dapat melakukannya sendiri dengan mengganti 2 angka terakhir sesuai dengan aturan ISSN (opsional). Adapun alur prosedur layanan penerbitan ISSN dapat diikuti secara runtut mulai dari pendaftaran hingga penerbitan.
Terdapat beberapa persyaratan penting yang harus diperhatikan dalam pengajuan ISSN. Definisi layanan penerbitan ISSN adalah pemberian ISSN untuk terbitan berkala yang diberikan oleh Pusat Nasional ISSN Indonesia kepada penerbit di wilayah Indonesia. Terbitan berkala yang memenuhi syarat adalah sumber daya berlanjut atau terbitan berkala/berseri yang terbit secara periodik tanpa batas waktu, seperti jurnal, majalah, buletin, tabloid, warta berita, prosiding berkala, laporan tahunan, dan sumber daya berlanjut yang terintegrasi seperti website, blog, database, dan lainnya. Pengguna layanan adalah semua penerbit terbitan berkala yang berkedudukan di Indonesia, baik lembaga pemerintah maupun swasta. Untuk lembaga swasta non-pendidikan, pengajuan ISSN wajib melampirkan legalitas lembaga dari Kemenkumham atau akte pendirian dari Notaris yang menyebutkan ruang lingkup kegiatan badan usaha atau organisasi. Untuk terbitan dengan frekuensi terbit 1 harian sampai dengan 6 bulanan, wajib dilengkapi minimal 5 artikel/paper full teks (untuk terbitan online), sedangkan untuk terbitan dengan frekuensi terbit mulai 1 tahunan dilengkapi minimal 10 artikel/paper full teks.
Proses pendaftaran ISSN dilakukan secara online melalui alamat situs https://manajemen-issn.perpusnas.go.id//register, dengan ketentuan akun ISSN menggunakan alamat e-mail resmi terbitan berkala/penerbit, bukan email perorangan. Pemohon mengisi formulir online secara lengkap di https://issn.perpusnas.go.id/ dan mengunggah berkas dokumen pendukung yang meliputi: surat permohonan bermaterai yang ditandatangani dengan tanda tangan basah atau elektronik oleh pejabat minimal setingkat eselon 2 atau dekan fakultas pada perguruan tinggi atau pimpinan organisasi atau perusahaan, ditujukan kepada Kepala Pusat Bibliografi dan Pengolahan Bahan Perpustakaan (dokumen asli dengan file.pdf) yang dapat diunduh dari https://s.id/ISSNIndonesia; salinan halaman sampul sesuai syarat dan ketentuan (file.pdf) di https://s.id/ISSNIndonesia; salinan halaman daftar isi (file.pdf) di https://s.id/ISSNIndonesia; salinan halaman dewan redaksi (file.pdf) di https://s.id/ISSNIndonesia; dan untuk jurnal ilmiah melampirkan SK Penetapan dewan redaksi dan tim reviewer dari pejabat terkait. Untuk keterlibatan editorial dan reviewer dari mitra manca negara, wajib dilampirkan formulir kesediaan yang ditandatangani oleh mitra bersangkutan.
Ketentuan berkas juga dibedakan antara pengajuan ISSN untuk terbitan cetak dan elektronik. Untuk terbitan cetak, terbitan berkala sudah siap terbit dan dokumen pendukung berupa surat permohonan lembaga, halaman sampul, daftar isi, dan halaman dewan redaksi dalam format pdf, dengan setiap halaman menampilkan judul terbitan berkala, edisi terbitan, dan template nomor ISSN pada pojok kanan atas atau tempat yang mudah terlihat. Untuk terbitan elektronik, wajib sudah mempunyai website terbitan berkala dan dokumen pendukung berupa surat permohonan lembaga, tangkapan layar halaman sampul, daftar artikel, dan halaman editorial dalam format pdf, dengan setiap tangkapan layar memuat informasi lengkap dari header sampai footer. Unsur informasi wajib pada dokumen pendukung meliputi halaman sampul yang berisi judul, edisi, dan template ISSN di pojok kanan atas; halaman dewan redaksi yang berisi judul, edisi, template ISSN, nama reviewer, nama editor, nama dan alamat lengkap penerbit; serta halaman daftar isi yang berisi judul, edisi, template ISSN, daftar artikel, dan artikel lengkap bagi terbitan elektronik. Jumlah editor/dewan redaksi minimal 5 orang, dan untuk terbitan ilmiah, jika editor merangkap sebagai reviewer, namanya ditulis kembali ke dalam daftar reviewer, dengan idealnya 1 artikel direview oleh 2 orang. Untuk prosiding, wajib menampilkan keynote speaker dan komite penyelenggara serta tempat dan waktu penyelenggaraan. Setelah mendapatkan ISSN, penerbit wajib melakukan serah simpan terbitan ke Perpustakaan Nasional dalam bentuk softcopy melalui sistem aplikasi deposit di https://sakedap.perpusnas.go.id/.
Ketentuan penting lainnya mengatur tentang pengelola/penerbit swasta non-lembaga pendidikan. Mereka wajib melampirkan dokumen bukti legalitas berupa Akta Notaris, SK Kemenkumham dan lampiran kepemilikan Nomor Induk Berusaha (NIB) atas nama lembaga pengelola/penerbit dengan Kode KBLI 58130 (Penerbitan Surat Kabar, Jurnal dan Buletin atau Majalah), serta wajib memiliki afiliasi dengan perguruan tinggi, lembaga penelitian, atau kementerian terkait sebagai penjamin mutu, yang dibuktikan dengan MoU kerjasama ditandatangani oleh kedua pimpinan lembaga di atas materai. Untuk penerbit terbitan ilmiah yang tidak memiliki afiliasi, wajib memiliki afiliasi dengan perguruan tinggi, lembaga penelitian, atau kementerian terkait sebagai penjamin mutu, dengan bukti MOU Kerjasama yang ditandatangani kedua pimpinan lembaga, dan perguruan tinggi afiliasi harus memiliki bidang keilmuan yang sama dengan jurnal yang dikelola. Judul terbitan berkala harus merupakan representasi dari bidang keilmuan atau aktivitas, tidak diperkenankan menggunakan bahasa yang berbeda dalam satu kalimat, dan tidak boleh mengandung ujaran kebencian, SARA, pornografi, pornoaksi, provokatif, serta hal-hal yang dilarang oleh pemerintah Republik Indonesia. Jurnal ilmiah disarankan menyesuaikan dengan syarat akreditasi, dan untuk terbitan ilmiah yang mengklaim bereputasi internasional, wajib terbit di Indonesia, editor in chief atau manajer jurnal wajib berasal dari Indonesia, menggunakan minimal salah satu bahasa PBB, serta sebagian editor dan reviewer berasal dari mancanegara yang dibuktikan dengan ID pengindeks global. Lampiran berkas dewan redaksi juga harus melampirkan SK Penetapan tim redaksi dan tim reviewer, serta untuk prosiding ditambah SK Penetapan keynote speaker dan steering committee, dan untuk editor/reviewer mancanegara dilampirkan screenshot korespondensi atau formulir kesediaan.
Ajuan ISSN dapat ditolak apabila terbitan tersebut bukan merupakan jenis terbitan berkala, dilakukan lebih dari satu kali pengajuan dengan judul, penerbit, dan media terbit yang sama, atau terbitan berkala sudah memiliki ISSN dengan judul, penerbit, dan media terbit yang sama. Selain itu, jika ajuan dikembalikan ke petugas ISSN sebanyak 2 kali tanpa ada perbaikan, maka pada kali berikutnya akan diberikan peringatan, dan jika tetap dikembalikan tanpa perbaikan, maka ajuan akan ditolak. Namun, pengajuan ISSN yang ditolak dapat mengajukan kembali jika sudah memenuhi seluruh persyaratan yang telah ditentukan.
